Automatizar el papeleo de tu gestoría en Barcelona, sin una IA decidiendo por ti

Si llevas una gestoría o una asesoría pequeña en Barcelona, te automatizo el papeleo que se repite cada mes: pedir los papeles que faltan, sacar los números de las facturas, avisar de los plazos y pasar datos de un programa a otro. Lo monto con reglas fijas, y lo que pide criterio lo sigues decidiendo tú. Para empezar, me escribes y me cuentas qué tarea os quita más tiempo. Si tiene sentido, el primer paso es una auditoría de 150 € + IVA, que se descuenta si seguimos.

Qué papeleo de una gestoría se puede automatizar

Lo que se hace igual cada vez y hoy hace una persona a mano. Por ejemplo:

Pedir los papeles que faltan. Cada trimestre alguien escribe a cada autónomo para que mande sus facturas, y luego vuelve a escribir a los que no las han mandado. Eso puede salir solo, con la lista de lo que le falta a cada uno.

Sacar los números de las facturas. Base, IVA, proveedor y fecha, en una hoja lista para que el técnico la revise antes de meterla en el programa de contabilidad.

Avisar de los plazos. Que cada empresa o autónomo que lleváis reciba a tiempo el aviso de lo que le toca presentar y qué os tiene que mandar.

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Pasar datos de un sitio a otro. El dato que hoy se copia del correo a una hoja y de la hoja al programa.

El informe de cada mes. El mismo resumen, con la misma forma, que alguien monta a mano cada vez.

Lo que no entra es decidir cómo se contabiliza algo, qué se presenta o cuándo se firma. Eso se queda en el despacho.

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Tú decides, y ninguna IA lo hace por ti

Cuando a una IA le falta un dato, no deja el hueco vacío. Escribe algo que encaja, el técnico lo da por bueno porque las otras veces estaba bien, y el error sale cuando ya está presentado.

Por eso lo importante lo monto con reglas fijas. Con el mismo dato sale siempre lo mismo, y si falta algo, lo dice en vez de inventárselo. He construido un sistema así. Con el mismo expediente saca el mismo documento, idéntico, y lo he comprobado sacándolo dos veces por separado y comparándolos.

Si quieres verlo funcionando, he publicado en GitHub invoice-to-sheet, un programa que saca los números de facturas inventadas a una hoja para que la revise una persona, y lo que no cuadra lo marca en vez de rellenarlo. Como las facturas son inventadas, lo puedes probar sin los datos de nadie.

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La IA solo la uso donde un error se ve y se arregla antes de que cuente: leer un PDF, ordenar documentos o dejar un borrador. Y antes de que salga nada, lo confirma una persona del despacho.

Ninguna IA toma decisiones fiscales ni laborales. Qué se presenta, cómo se contabiliza y qué se firma lo decides tú, o quien tú digas.

Un piloto con un contable

Hice un piloto con un contable real, sobre 14 facturas suyas. Él calculaba que ese papeleo le llevaba unas 2 horas a la semana. Es su cálculo, no una medida mía, y no te prometo esa cifra.

Los datos de las facturas salieron bien, y eran de proveedores distintos. Hubo dos casos raros, y quedaron resueltos con una nota que explicaba cada uno, para que los mirara él.

Es lo que te puedo enseñar hoy. Todavía no tengo ningún trabajo pagado que enseñarte, y prefiero que lo sepas por mí.

Cómo trabajo

Primero, me escribes. Me cuentas qué tarea os quita más tiempo y vemos si merece la pena mirarla.

Después, la auditoría. Miro contigo cómo se hace hoy y te entrego por escrito qué automatizaría, qué no y dónde está cada dato sensible. En la auditoría no veo ni un dato personal de la gente que lleváis. De vuestro equipo, solo el nombre, el correo y el teléfono de quien habla conmigo. Está escrito en mis condiciones, revisadas contra el RGPD. Antes de pagarla puedes ver un informe de ejemplo entero, de 9 páginas, hecho para una empresa que no existe y con datos inventados.

Luego, si sigues, el proyecto. Monto la automatización que hayamos acordado. Si hay datos que no deben salir del despacho, sé montarlo para que no salgan.

Qué datos miraría antes de dejar que salga nada, en esta guía

Y si quieres, el mantenimiento, para que siga funcionando cuando cambian vuestras herramientas.

Lo que puedes contratar

Auditoría de riesgo de automatización: 150 € + IVA. Se descuenta del proyecto si seguimos.

Automatización a medida: de 1.500 a 3.500 € + IVA. Desde 600 € en lo más simple.

Mantenimiento: 150 o 250 €/mes + IVA.

Quién soy

Soy Marc Peña, consultor de automatización en Barcelona para pequeños negocios y despachos. Trabajo solo, así que desde la primera llamada hablas conmigo.

Trabajo en la seguridad informática y la gestión de activos informáticos de una multinacional industrial, con datos sensibles y bajo RGPD.

Preguntas frecuentes

¿Qué tareas de una gestoría se pueden automatizar?

Las que se hacen igual cada vez, como pedir a cada autónomo los papeles que faltan, sacar los datos de las facturas para que el técnico los revise, avisar de los plazos de cada trimestre, pasar datos de un programa a otro y montar el informe de cada mes. Lo que pide criterio se queda en el despacho.

¿Una IA va a decidir algo fiscal o laboral por nosotros?

No. Lo importante va con reglas fijas, y con el mismo dato sale siempre lo mismo. La IA solo entra donde un error se ve y se arregla antes de que cuente, como leer un PDF o dejar un borrador, y siempre lo confirma una persona del despacho. Qué se presenta y qué se firma lo decidís vosotros.

¿Y si una factura viene rara o le falta un dato?

Se queda marcada para que la mire una persona, con una nota que explica qué tiene de raro. El sistema no rellena el hueco con algo que parezca bueno.

¿Vas a ver los datos de las empresas y autónomos que llevamos?

En la auditoría, no. No veo ni un dato personal de la gente que lleváis, y está escrito en mis condiciones, revisadas contra el RGPD. De vuestro equipo, solo el nombre, el correo y el teléfono de quien habla conmigo. Si después hay datos que no deben salir del despacho, la automatización se monta para que no salgan.

¿Tenemos que cambiar de programa de contabilidad?

No te lo pido de entrada. Primero miro qué usáis, y en la auditoría te digo por escrito qué se puede automatizar y qué no.

¿Has hecho esto ya en otras gestorías?

Todavía no tengo ningún trabajo pagado que enseñarte. Lo que hay es un piloto con un contable real, sobre 14 facturas suyas: los datos salieron bien con proveedores distintos, y los dos casos raros quedaron con una nota que explicaba cada uno. Y antes de pagar nada puedes ver un informe de auditoría de ejemplo entero.

¿Cuánto cuesta?

La auditoría, 150 € + IVA, y se descuenta si seguimos. El proyecto, de 1.500 a 3.500 € + IVA, desde 600 € en lo más simple. El mantenimiento, si lo quieres, 150 o 250 €/mes + IVA.

¿Cómo empezamos?

Me escribes por WhatsApp o a contact@marcpenya.com y me cuentas qué tarea os quita más tiempo. Si vemos que tiene sentido, quedamos para la auditoría.

¿Hablamos?

Escríbeme por WhatsApp y cuéntame qué papeleo os quita más tiempo en la gestoría.