Cómo saco los datos de las facturas a un Excel que revisa el gestor

De cada factura sale una fila con el proveedor, su NIF, el número, la fecha, la base, el tipo de IVA, la cuota, la retención si la hay y el total.

La fila acaba con una palabra, OK o REVISAR. Si es REVISAR, al lado va el motivo, escrito para entenderlo sin abrir el PDF. Por ejemplo, «la cuota de IVA no cuadra: 500,00 al 21 % son 105,00 y la factura dice 100,00».

Todas las facturas van a la misma hoja, una fila por factura, y las que hay que revisar salen en color.

Son cuentas que el gestor puede repetir con la calculadora. Con las mismas facturas y las mismas reglas sale siempre la misma hoja, idéntica.

Si a una factura le falta un dato, su casilla se queda vacía y el motivo lo dice, por ejemplo «falta la fecha». Nunca se rellena con lo que parece.

Escaneada o en foto. Para leerla con reglas fijas, el PDF tiene que llevar el texto dentro: si puedes seleccionar las palabras con el ratón, vale. Si llega un escaneado, sale a revisar y no se lee nada.

Si en un despacho llegan muchas así, ahí puede entrar una IA a leerlas. Lo que lea pasa por las mismas cuentas, y lo confirma una persona antes de que cuente. Si esa IA es un servicio de fuera, esas facturas salen del despacho, y antes de usarla te digo cuál es, en qué país trata los datos y qué hace falta tener por escrito.

Con dos tipos de IVA, por ejemplo 21 % y 10 %. La versión que he publicado lee uno por factura, así que esa sale a revisar entera.

Con retención. Se lee el tipo y el importe, y se comprueba que el importe sea ese tanto por ciento de la base y que el total lo descuente.

Con una tasa sin IVA, como una tasa municipal que la factura pone aparte. Como no va sumada a la base ni al IVA, el total no cuadra con la base más el IVA, y la factura sale a revisar con los dos números delante. Si esa tasa entra en la base o no, y cómo se contabiliza, lo decide el gestor.

Repetida. La primera se queda como está, y la segunda sale a revisar diciendo con cuál coincide.

Con el CIF mal escrito. Si la letra o el dígito de control no cuadran, sale a revisar. Lo que no se mira es si esa empresa existe en el censo de Hacienda.

Con otro diseño. Se leen los datos que van al lado de su nombre de siempre, como «Base imponible», «IVA 21 %» o «Total factura». Si un proveedor los llama de otra manera, esas casillas se quedan vacías y la fila dice qué falta.

He pasado facturas inventadas con cada uno de estos casos, y todas salieron a revisar con su motivo.

La hoja deja los números preparados y comprobados. Si una factura se deduce, cómo se contabiliza y qué se presenta lo sigue decidiendo el gestor, como hoy.

Lo que sale a revisar lo mira una persona. Cuando una factura no cuadra, el sistema no la arregla. Deja escrito por qué.

Lo monto así porque una IA puede leer mejor una factura rara, pero cuando le falta un dato a veces escribe uno que suena bien. El técnico lo da por bueno porque las otras veces estaba bien, y el error sale cuando ya está presentado. Con reglas fijas, lo que no cuadra se ve.

Depende de cómo se monte. Para leer una factura con reglas fijas no hace falta mandarla a ningún sitio. La herramienta de ejemplo que he publicado funciona en el ordenador de quien la usa, y la he probado con la conexión a internet cortada, y sale la misma hoja.

Eso es de la herramienta de ejemplo. En un montaje para un despacho, antes de tocar nada te digo dónde vive cada dato y si algo tiene que salir, y lo que no debe salir se diseña para que no salga.

He publicado en GitHub invoice-to-sheet, un programa que hace esto con 12 facturas inventadas, cinco bien y siete con un fallo puesto adrede. La hoja que sale se ve en la misma página, sin instalar nada.

Solo lo he probado con facturas inventadas, para que cualquiera pueda hacerlo sin los datos de nadie. Tiene los límites que cuento arriba. Lee un diseño de factura y un tipo de IVA por factura, y no lee escaneados. Para las facturas de un despacho, el montaje se hace con las suyas.

Eso es la auditoría. Miramos juntos cómo os llegan las facturas y cómo se pasan hoy, y te entrego por escrito qué automatizaría, qué no y dónde está cada dato sensible.

En la auditoría no veo ni un dato personal de la gente que lleváis. De vuestro equipo, solo el nombre, el correo y el teléfono de quien habla conmigo. La pantalla la movéis vosotros, y lo que os enseñe funcionando va con datos inventados.

Antes de pagarla puedes ver un informe de ejemplo entero, hecho para una empresa que no existe. Lo que cuesta y cómo trabajo, en marcpenya.com/gestorias.