Las preguntas que haría en tu gestoría antes de automatizar

Antes de automatizar una tarea de un despacho, me hago estas preguntas. Si una no tiene respuesta, esa tarea todavía no se automatiza, la haga yo o la haga otro. Coge una tarea concreta, por ejemplo pedir los papeles del trimestre, y contéstalas pensando en ella.

1. La tarea, tal como se hace hoy

1. ¿Quién la hace, y cuántas veces al mes?

2. ¿Cuánto tarda cada vez? Cronométrala una vez entera. Calculada de memoria casi siempre sale distinta.

3. ¿Se hace siempre igual, o cada vez hay que decidir algo?

4. ¿Cuándo se amontona? Muchas tareas no se reparten en el mes: se juntan en las dos semanas antes de cada trimestre.

5. Si la persona que la hace falta una semana, ¿alguien más sabe hacerla?

2. Los datos que toca

6. ¿Qué datos pasan por esa tarea? DNI, nóminas, IBAN, facturas, partes de baja.

7. ¿Dónde está cada uno hoy? En el servidor del despacho, en el correo, en una carpeta compartida, en el móvil de alguien.

8. ¿Llega algo por WhatsApp al móvil personal de alguien del despacho? Si es así, eso se arregla antes que cualquier automatización.

   Un parte de baja es un dato de salud aunque no diga la enfermedad, y la ley lo protege más que el resto.

9. ¿Quién puede abrir cada sitio donde están esos datos?

10. Para automatizarla, ¿tendría que salir algún dato del despacho? Si la respuesta es sí, ¿hace falta, o se puede montar para que no salga? ¿Y sale de la Unión Europea?

3. Qué pasa si sale mal

11. Si la automatización se equivoca una vez, ¿qué pasa? Un aviso que no llega, un documento guardado en la carpeta de otro cliente, un modelo presentado con un dato malo.

12. ¿A cuántos clientes alcanza ese error? ¿A uno o a todos?

13. ¿Quién lo vería, y cuándo? ¿Antes de que cuente o cuando ya está presentado?

14. Hoy, cuando esa tarea sale mal, ¿cómo os enteráis?

4. Qué se queda en el despacho

15. ¿Qué parte de la tarea pide criterio? Si una factura se deduce, cómo se contabiliza algo, qué se presenta y cuándo se firma.

16. ¿En qué paso alguien estaría tentado de poner una IA a decidir? Ese paso se queda en manos de una persona.

17. Cuando al sistema le falta un dato o algo no cuadra, ¿lo marca para que lo mire alguien, o rellena el hueco con algo que parece bueno? Solo vale lo primero.

5. Los papeles, antes de tocar datos reales

18. Si alguien de fuera del despacho va a ver o tocar datos de vuestros clientes, ¿os lo permiten los contratos que tenéis firmados con ellos?

19. ¿Hay un contrato por escrito con esa persona de fuera, y con cada servicio por el que vayan a pasar los datos, antes de que se vea un solo dato real?

20. ¿La tarea está en vuestro registro de tratamientos? Si la automatización cambia cómo se trata un dato, ¿quién lo actualiza?

21. ¿Os pueden enseñar cómo funciona con datos inventados antes de darle datos reales?

6. Cómo se apaga

22. ¿Funciona en vuestras cuentas y con vuestras contraseñas, o en las de quien la monta?

23. ¿Hay un documento que explique, en cristiano, cómo funciona y cómo se apaga?

24. Si quien la montó desaparece mañana, ¿qué pasa el lunes?

25. Si un día deja de funcionar, ¿cómo os enteráis? ¿Os avisa, o lo descubre un cliente?

Y lo que yo no automatizaría

Si quieres mirarlas con una tarea vuestra delante

Esta lista sirve para ordenar una tarea antes de automatizarla. No es asesoramiento legal ni una auditoría de protección de datos, y no sustituye a quien os lleve esa parte. Versión de noviembre de 2026.