Qué tareas administrativas de tu negocio se pueden automatizar, y cuáles no

Coge una tarea concreta, por ejemplo dar de alta a un cliente nuevo, y contesta pensando en ella.

Si las cuatro tienen respuesta, la tarea es buena candidata. Tienes la lista larga en las preguntas que haría antes de automatizar. La escribí pensando en una gestoría, y casi todas sirven igual para otro negocio.

Lo que se hace igual cada vez y hoy hace una persona a mano. Por ejemplo:

El alta de cada cliente nuevo. En una inmobiliaria, el propietario que llega rellena un formulario, y su ficha y su hoja se crean solas, en vez de copiarlo todo a mano en dos sitios.

Pedir los papeles que faltan, y volver a pedirlos. Al inquilino que aún no ha mandado la nómina o el DNI le llega el recordatorio con la lista de lo que le falta, y le vuelve a llegar hasta que lo manda.

Los avisos. En una clínica, el de la cita del día siguiente. En un despacho, el de la fecha en que vence algo.

Pasar el dato de un programa a otro. El nombre y el teléfono que ya están en la agenda no se vuelven a teclear en el programa de facturas.

El informe de cada mes. El mismo resumen, con las mismas columnas, que alguien monta a mano cada vez.

Lo que pide criterio. Qué se le cobra a quién, qué se le contesta a un cliente enfadado, qué se acepta y qué se firma. Eso lo decides tú, como hoy.

Y lo que cuesta caro si sale mal y nadie lo ve. Una factura que llega a otro cliente o un documento que acaba en la carpeta de otro. Eso no lo dejo correr solo. Se prepara solo, y antes de que salga lo mira una persona.

Muchas veces la tarea se parte en dos. El borrador de la factura se puede preparar solo, y mandarla lo decides tú.

Lo importante lo monto con reglas fijas. Con el mismo dato sale siempre lo mismo, y si falta algo, lo dice en vez de inventárselo.

Cuando a una IA le falta un dato, no deja el hueco vacío. Escribe algo que encaja, y como las otras veces estaba bien, se da por bueno.

Por eso la IA solo la uso donde un error se ve y se arregla antes de que cuente, como leer una foto o un PDF, o dejar un borrador. Y antes de que cuente, lo confirmas tú.

Antes de tocar nada, te digo dónde vive cada dato y si algo tiene que salir.

Lo que no debe salir se diseña para que no salga. Si algo tiene que salir, sale lo mínimo, a un servicio que sabes cuál es y en qué país trata los datos, con el contrato por escrito y con tu visto bueno antes del primer dato real. Qué servicio se usa y qué datos ve lo decides tú, con quien te lleve la protección de datos.

Qué datos miraría y qué comprobaría de un servicio de IA antes de usarlo lo cuento en la guía de IA y protección de datos. Está escrita para gestorías. Las preguntas sobre cada servicio de IA sirven para cualquier negocio, menos la de si lo permiten los contratos con tus clientes, que es de quien trata datos por encargo de otro, como una gestoría con las nóminas de una empresa. Y en una clínica, la historia de cada paciente es un dato de salud, y la ley la protege más que el resto.

Todavía no tengo ningún trabajo pagado que enseñarte, y prefiero que lo sepas por mí. Lo que sí te puedo enseñar funcionando son cosas mías, con datos inventados.

El mismo expediente, sacado dos veces, sale idéntico. Es una demo mía con datos inventados, y te la enseño en la llamada.

Un programa que saca los números de facturas inventadas a una hoja para que la revise una persona. Lo que no cuadra lo marca en vez de rellenarlo, y con las mismas facturas sale la misma hoja. Está publicado en GitHub, invoice-to-sheet, y lo puedes probar sin los datos de nadie.

La entrada de stock por foto, para una zapatería inventada. Haces una foto de la caja, la IA propone la referencia, la talla y los pares, y el stock solo cambia cuando confirmas. La he probado con fotos de prueba inventadas, y con fotos reales de una tienda está por probar.

Una carta con QR para un bar inventado. El bar sube sus cartas y elige desde qué día sale cada una, y el cambio se hace solo.

Me escribes y me cuentas qué tarea te quita más tiempo. Si vemos que merece la pena mirarla, el primer paso es la auditoría.

En la auditoría miramos juntos cómo se hace hoy, y te entrego por escrito qué automatizaría, qué no y dónde está cada dato sensible. No veo ni un dato personal de tus clientes ni de tus proveedores. De tu equipo, solo el nombre, el correo y el teléfono de quien habla conmigo. La pantalla la mueves tú, y lo que te enseñe funcionando va con datos inventados.

Antes de pagarla puedes ver un informe de ejemplo entero, hecho para una empresa que no existe. Lo que cuesta y cómo trabajo, en marcpenya.com.